Asiantuntijatyön kehittäminen on yhteistyömuotojen kokeilua
Kehittämisen paradigma on muuttunut. Teollisen ajan pitkät tuotantosarjat, keskitetysti johdetun ja valvotun toiminnan sekä yhdenmukaistettuun ja standardoituun palveluun tähtäävien mallien rakentaminen ja ylläpitäminen vievät liikaa resursseja, joiden pitäisi olla käytössä asiakkaan muuttuvien tilanteiden ratkaisemiseksi. Teknologiakehityksen ja asioiden lisääntyvän keskinäisriippuvuuden myötä perinteinen tehokkuusajattelu on tulossa tiensä päähän.
Työskentelytavat ovat muutoksessa samaan aikaan. Yhteisölliset työskentelytavat ovat jatkuvan kehityksen alla. Työtapojen kehitystä ohjaavat muun muassa kehittyvä teknologia, muuttuvat työtilat ja ennen kaikkea lisääntynyt dialogin tarve. Olemme saaneet erilaisia palavereja eri tarkoituksiin ja kokeilemme yhä rohkeammin uusia työtapoja. Mutta kokeilukulttuurista emme ehkä kuitenkaan vielä voi puhua.
Myös kehittämisen omistajuus on muutoksessa. Vielä nykyhetkessä johtajalla, kehittäjällä tai ulkopuolisella konsultilla on liian suuri rooli kehittämisessä. Palvelu, tuote, työtapa tai konsepti on yhä tehty liian pienellä porukalla kammiossa, ilman asianosasia tai asiakkaita. Lopulta kehitetty työtapa tuodaan liian ”valmiina” toimintamallina kokeiluun, jossa se saa helposti tuomion: “not invented here”.
Korvaa suunnittelu valmistautumisella ja uusilla kokeiluilla
Suunnittelussa sinällään ei ole mitään pahaa. Mitä staattisempi toimintaympäristö on, sitä mielekkäämpää on ennakoida ja minimoida riskit. Useimmissa toimintaympäristöissä on kuitenkin se tilanne, että eteen pukkaa ennakoimattomia ja vauhdiltaan kiihtyviä muutoksia. Silloin on tärkeää korvata suunnittelu valmistautumisella ja pienillä kokeiluilla.
Onnistuneen kokeilun ei tarvitse olla se oikea, tuleva ratkaisu. Riittää, että tiedetään kokeilun olevan oikeassa suunnassa. Kokeilemalla saadaan lisää tietoa toimivasta ja toimimattomasta sekä kokeiluun osallistuvan porukan valmiudesta tehdä muutosta.
Pyrimme synnyttämään lähes kaikissa yhteistyöhankkeissa aitojen, oikeiden kokeilujen kautta yhteisöllistä oppimista. Näistä kokemuksista on tiivistynyt neljä yhteiskehittelyn ja kokeilukulttuurin oppia:
1. Kokeilu onnistuu aina
Johtamiselle virheet, poikkeamat ja yllätykset ovat olleet kiusallisia häiriöitä, joita on pyritty ennakolta välttämään ja poistamaan. Tänä päivänä ne ovat kuitenkin välttämättömiä ja kiinnostavia tienviittoja, joiden kautta oppiminen ja uudistuminen tapahtuu. Kokeilu ei siis voi epäonnistua. Kokeilun tärkein tulos on oppiminen ja sitä on varmasti tarjolla aina, kun jotakin tehdään eri tavalla kuin aikaisemmin.
Kokeilun hyvyyttä tärkeämpi on se prosessi, jolla sekä tekemistä että oppimista tutkitaan. Tämä johtaa siihen, että voimme siirtyä valmiin suunnittelusta valmistautumiseen. Meistä tulee valppaita, kiinnostuneita ja entistä tietoisempia, emmekä toimi mekaanisesti.
2. Riittävän pieniä ja nopeita kokeiluja – fail fast
Mitä isompi uudistus on tekeillä, sitä haastavampaa se on saada valmiiksi. Pienistä kokeiluista voidaan päättää ketterästi, ne voidaan käynnistää ja toteuttaa nopeasti. Pieni kokeilu syntyy suhteellisen pienellä satsauksella. Kokeilusta saatava oppi saadaan nopeammin ja sen suuntaa voidaan säätää ketterästi: fail fast!
Nopeus ei tarkoita kuitenkaan sattumanvaraisuutta. Kokeilun kohde kannattaa valikoida huolella ja kokeilujen on hyvä olla linjassa yhdessä valitun strategisen suunnan kanssa.
Aika usein kokeiluja sparratessa huomaa, että ensimmäiset kokeilut suuntautuvat organisaation omaan tapaan olla yhdessä. Sen hyvä puoli on, että kokeilu on nopeasti sekä päätettävissä että käynnistettävissä. On kuitenkin tärkeä ja välttämätön askel ottaa asiakkaat mukaan kokeilemiseen. Tyypillisiä kokeiltavia asioita ovat ajan ja paikan variaatiot (kasvokkain tai verkossa). Käytänkö enemmän tai vähemmän aikaa asiakkaan kanssa, missä kohtaan ja millaisella viestillä lähestyn ja miten pyrin asemoimaan itseni suhteessa asiakkaaseen?
Jos yhden ison kokeilun sijaan saadaan aikaiseksi useita pienempiä kokeilukierroksia, opitaan väistämättä substanssin ohella myös kokeilemisen logiikasta. Kokeilemisen syvällisempi tutkiminen avaa ikkunan toimintaa ohjaaviin ajattelumalleihin, systeemin suhteisiin ja teorioihin.
3. Tasavertaisena kokeilujen ideoinnissa ja valinnassa
Se, että kokeiltava asia ei ole välttämättä lopullinen ratkaisu, mahdollistaa ketterämmän päätöksenteon. Määräaikaisen kokeilun käynnistämiseen liittyy se, että kokeilu on osallistuvan porukan enemmistön mielestä paras ratkaisu tunnistettuun etenemisen esteeseen (aina siis kyseessä ei ole ongelma). Kokeilijat saavat vastalahjaksi täysimääräisestä vaikutusmahdollisuudestaan velvollisuuden ja luvan kokeilla sovittua asia määrätyn ajan.
Suostuminen ja tosissaan yrittäminen on tärkeää. Kokeiltavassa asiassa onnistuminen ei sitä kuitenkaan ole. Juuri epäonnistumiset auttavat nimittäin olemaan tekemättä jatkossa väärää asiaa tai oikeaa asiaa liian pitkään.
Organisaatioissa saatetaan laittaa hanttiin kokeiluille sillä perusteella, että tätä on jo joskus kokeiltu, eikä se toiminut. Tuo informaatio on tärkeää, mutta kokeiltavan asian nimi ei voi estää uutta kokeilua. Todennäköisesti edellisen kokeilun jälkeen vettä on virrannut Vantaassa ja muissakin merkittävissä laskujoissa. Monesti huomataan, että osa henkilöstöstä, samoin kuin teknologiat, asiakkaat tai jotkut muut kontekstit, ovat vaihtuneet radikaalisti edellisen kokeilun jälkeen, emmekä voi astua samaan virtaan kahta kertaa.
4. Rohkea reflektio ja refleksiivisyys
Kuten jo aiemmin on todettu, koko kokeiluajattelun keskiössä on se, miten niistä opitaan. Suomen kielessä kokemuksellisesta oppimisesta käytetään sanaa reflektio kahdessa merkityksessä. Ensimmäistä voisi kuvailla retrospektiiviksi: pysähdytään tapahtuneen jälkeen ihmettelemään ja oppimaan, että mitä oikein tapahtui.
Toinen, vähän laajempi näkökulma, jota englannin kielessä kutsutaan refleksiivisyydeksi, tuo mukaan pari keskeistä pointtia lisää. Asiaa voidaan tarkastella menneessä, tässä hetkessä tai tulevaisuutta katsoen: Mitä tapahtui ja miksi? Mitähän nyt on tapahtumassa kokeilun myötä? Mihin tämä kehityskulku johtaa? Toinen lisäys tulee tarkkailijan tarkkailusta: Miksi minun huomioni keskittyy näihin asioihin? Mistä kulmasta katselen, kun huomaan nämä asiat? Mistä muualta tätä voisi katsella? Mitä erilaista voisin havaita? Millainen ajattelua ja uskomuksia tähän liittyy? Miten voisin tai miten minun pitäisi muuttaa ajatteluani?
Hyvä reflektio perustuu toimijoiden omiin kokemuksiin ja eri puolilta kerättyyn palautteeseen sekä siitä käytyyn tutkivaan keskusteluun. Kokeilun luonteesta tietysti riippuu, millaista dataa kokeilusta on kerättävissä. Ideaalitilanne on, että dataa saataisiin numeerisena ja eri konteksteista.
Numerot ovat kuitenkin vain osa totuutta. Yhtä tärkeää on tulkita numeroita monelta kulmalta. (Kokeilun jälkeen ajatellaan monesti, että sitten skaalataan tämä seuraavaan kokoluokkaan. Tähän ajatukseen liittyy valtava riski. Joissakin poikkeustilanteissa pieni kokeilu on skaalattavissa uudelle toimialalle, uudelle alueelle tai uuteen asiakasryhmään.)
Oppimista synnyttävän reflektiokeskustelun tarkoitus on muuttaa ja kokeilla kontekstitekijöitä, jotka luovat edellytykset kyseiselle kokeilulle. Sen vuoksi pähkäilyt, mitä meidän täytyy tehdä sopivasti eri tavalla, jotta voisimme onnistua uudessa ympäristössä, ovat erityisen arvokkaita.
Hyvä reflektio on vaikeaa, usein itselle myös hieman kivuliasta. Siksi johtopäätöksiä kannattaa pidättää ja jatkaa hyvien kysymysten etsimistä. Vanhaan tehottomuuteen palaaminen on helpompaa kuin ylläpitää ja harjoitella uutta ajattelua. Kun kokeilukierroksia on yhden sijaan useita nopeita, opitaan uusien toimintatapojen lisäksi myös kokeilemaan paremmin ja epäonnistumaan tuloksellisemmin.
Organisaatiokonsultit Olli-Pekka Juoperi ja Vesa Purokuru
Humap Consultation Oy
NewWoW Crafting -hankkeen osatoteuttaja