Kaikki blogikirjoitukset

WoW mitä työn muotoilua! -seminaari

Keskiviikkona 14.11.2018 Aalto-yliopiston luovassa ja innostavassa Design Factory -tilassa päivän ohjelmana oli työn muotoilun seminaari. Tavoitteena meillä oli järjestää interaktiivinen ja keskusteleva seminaari, joka olisi kaikkea muuta kuin normiksi tullutta “seminaaripönötystä”. Osallistujien spontaanin palautteen perusteella onnistuimme tässä. Innostavina juontajina meillä oli Annika Ranta ja Matti Hirvanen hankepartneri Humap Consultation Oy:stä. He kannattelivat rennon inspiroivaa ilmapiiriä läpi pitkän päivän.

Yleisö arvostaa haastamista

Ensimmäisenä ohjelmassa ilmoittautumisen jälkeen luki ‘Alkuherättely’. Hyödynsimme vuorovaikutteiseen tekemiseen Howspace-alustaa. Herättelykysymyksinä olivat oman työn muotoilu ja yhteistyön muotoilu omassa organisaatiossa. Tilassa oli yhtä aikaa yli 60 ihmistä, mutta silti hiljaista, koska kaikki pohtivat yhtä aikaa kysymyksiä. Sen jälkeen vastauksista keskusteltiin vieruskaverin kanssa ja yhteisesti juontajien johdolla.

Oman työn muotoilun suhteen selkeästi eniten klikkauksia sai keskittyminen ja toiseksi eniten yhteisöllisyyden kokemus. Yhteistyön muotoilu omassa organisaatiossa sai aikaan enemmän hajontaa, mutta kärkikolmikko oli osaamisen jatkuva muotoilu, osallistaminen (joukkoäly) ja arvostava tapa toimia. Tästä tarvelähtöisestä herättelystä lähdettiin liikkeelle.

Selkeästi yksi nykypäivän väärinymmärrys on se, että ihmiset haluavat tulla seminaariin vain kuuntelemaan, kun uutta tietoa valutetaan heihin. Varmasti sitäkin, mutta erilaisen aloituksen vastaanotosta päätellen muiden kokemuksiin ja arkeen kytkeytymistä arvostetaan yhtä lailla ja jopa enemmän  kuin yleisemmän tason tieteellisesti tutkittua tietoa. Yhtenä kommenttina olikin, että hienoa, ettei tämä ole tilaisuus, jossa on vain “puhuvia päitä”.

Ajanhallinta yritysten kipukohtana

Koulutus- ja tutkimuspäällikkö Ursula Hyrkkänen ja projektipäällikkö Marcus Penttinen yhdessä Aalto-yliopiston tutkija Outi Vanharannan kanssa kertoivat konkreettisista tuloksista NewWoW Crafting- ja PISKU -hankkeissa. Yrityskyselyyn vastasi 71 yritystä ympäri Suomea, ja vastaajia oli 364.

Yksi selkeimmistä tuloksista mikro- ja pk-yritysten kyselystä oli se, että ajanhallinta tuottaa eniten haasteita. Esimerkkinä työtehtävien priorisointi: Miten valita sadasta eri asiasta,  mihin keskittyä seuraavat kaksi tuntia? Tarvitaan valintaa ja poisvalintaa. Yksilöjen ratkaisujen lisäksi kaivataan yhteisön pelisääntöjä työajanhallintaan, sillä yksilötaso työn muotoilussa ei riitä. Hyrkkänen ja Penttinen kertoivat havaintoja yrityskohtaamisista ja työpajoista. Molemmat hankkeet jatkuvat ensi vuodelle, jolloin saadaan enemmän tietoa työn muotoilusta yrityksissä.

Mikroyritysten näkökulma esiin

“Paljon on edelleen olettamuksia”, kuvaa osuvasti hankkeessa mukana olevan viestintätoimisto Joy&Orderin toimitusjohtaja Laura Mänki,  ja toteaa lisäksi, että “telepatia ei edelleenkään toimi”. Tämä liittyy tiiviisti yhteisen puheen tarpeeseen, jonka myös Hyrkkänen nosti esiin paneelikeskustelussa: haasteena on löytää aikaa oppimiselle ja kokemusten jakamiselle. Yhteistä puhetta, avoimuutta ja läpinäkyvyyttä tarvitaan lisää, että kaikki olisivat samalla kartalla sovittujen asioiden suhteen. Työn yksin tuunaaminen voi olla jopa pelottavaa, joten yhteisten pelisääntöjen tarve korostuu.

“Telepatia ei edelleenkään toimi.” toimitusjohtaja Laura Mänki

Paneelissa pohdittiin myös sitä, miten määritellään yhä tiukentuvassa työrytmissä ns. riittävän hyvän työsuorituksen taso missäkin tilanteessa oman jaksamisen takaamiseksi. Tulevaisuudessa onkin mielenkiintoista nähdä, miten tekoäly tulee apuun ja automatisointi vapauttaa työaikaa mekaanisista asioista. Esiin nousi myös se, miten tärkeää on ilmapiirin tärkeys ja luottamus, joita etenkin pienissä yrityksissä tarvitaan vapauksien antamisen edellytyksenä, kuten Penttinen hyvin kuvasi. Palloa heitettiin yritysten puolelta myös työterveyshuolloille: reaktiivisuus ei enää riitä, työterveyshuoltojen halutaan olevan enemmän tietoisia nykytyön muutoksista.

Älykäs tulevaisuus: robotit tulevat, mutta vuorovaikutuksen arvostus kasvaa

Ilkka Halava maalasi puheenvuorossaan työelämän tulevaisuuden kuvaa otsikon “Pk-yritysten älykäs tulevaisuus” alla. Halavan esityksen aikana matkasimme nykyhetkestä tulevaisuuteen ja takaisin. Työ ei tule tekoälyn yleistymisen myötä vähenemään. Jos näin olisi, niin Japanin työttömyysprosentti ei olisi kaksi. Tulevaisuudessa koneet tekevät vaaralliset, tylsät ja likaiset työt. Kaiken keskiössä säilyy ihmisten vuorovaikutuksen tarve ja merkitys tekoälyn ja robottien rinnalla. Halava tiivisti sen hyvin yhteen lauseeseen: kaikki arvo syntyy vuorovaikutussuhteissa. Ihmisten kohtaamisten merkitys korostuu ja se, miten palvelukokemuksiin tulisi se pieni “artistinen” ekstra, joka vie sen yli perustason.

“Kaikki arvo syntyy vuorovaikutussuhteissa. Tämä tulisi ymmärtää myös työssä.”  tulevaisuustutkija Ilkka Halava

 Työpajat työn muotoilun lähteellä

Iltapäivällä jakaannuimme työpajoihin pohtimaan työn muotoilua ajan, tilojen ja tapojen suhteen. Jokaiselle oli nimikyltin värin perusteella osoitettu oma työpaja, mutta vaihtaminen oli myös luvallista.

Työaika tuotiin työpajaan käsiteltäväksi Future Wheel -menetelmän avulla. Työpajan ydinkysymyksinä olivat: miten työajan käyttöä on rakennettava, kun halutaan

1. saada asiat kerralla kuntoon,
2. olla innostunut ja energinen,
3. saada onnistumisen opit esille ja kasvamaan.

Keskusteluissa kerralla kuntoon -tavoitteeseen pääsemisen välineitä olivat muun muassa pilkkominen osiin, tauottaminen ja riittävän hyvän hyväksyminen. Innostunutta ja energistä tilaa tukevina asioina työpajassa nähtiin muun muassa yhteinen aika, keskittynyt aika, läsnäolo,  itsetuntemus ja positiiviset keskeytykset. Oppimisen näkökulmasta selkein työajan käyttöä määrittävä ajatus oli työyhteisön yhteinen aika ja työskentelyn jatkuva, reaaliaikainen reflektio. Tämä myös asettaa tiettyjä vaatimuksia työskentelyalustalle.

Työtilojen pajassa käsiteltiin kokemuksia, havaintoja ja keskustelua monista näkökulmista. Yhtenä käytännön arjen kannalta merkittävänä huomiona on se, että yksilöt todella kokevat tilat eri tavoin. Tähän liittyen nousikin ajatus siitä, että monessa suhteessa toimivakaan tila ei pelasta, vaan erilaisuuden kunnioittaminen on avainasemassa. Fyysisiin työtiloihin liittyen kaivataan myös varmuutta siitä, “mitä saa ja mitä ei saa tehdä” eli tässäkin asiassa yhteiset pelisäännöt ovat tärkeitä ja vielä siitäkin näkökulmasta – mitä ikään kuin tilan suunnittelijan lupaohjeessa mahtaisi olla: “Voiko tilan tehdä oman näköiseksi?”

Koettiin, että vetäytymistilojen tarve on suurempi kuin saatavuus esimerkiksi monitilatoimistoissa. Toki tämä tarve koettiin laajemmin ja se koski  erilaisia ympäristöjä. Monipaikkaisen ja mobiilin työn näkökulmasta monelle koti tai juna on rauhallinen paikka työstää keskittymistä vaativia tehtäviä, jolloin häiriötekijöitä on vähemmän. Vaihtelun mahdollisuus on tärkeää.  Paljon ajatuksia herätti palautumisen mahdollisuus tilan näkökulmasta: onko saavutettavissa turvallinen, rauhallinen ja hiljainen tila, jossa on esimerkiksi pehmeä sohva? Vaihteluun liittyen tasapainoillaan yksin ja yhdessä tekemisen kanssa. Toisiin kytkeytyminen ja omissa ajatuksissa olo ovat molemmat tarpeellisia tilanteesta mukaan .

Fyysisten tilojen ulottuvuuksiin tulee lisätä myös virtuaalisissa digiympäristöissä työskentely. Tällöin ei voi kuin todeta, että tarvitsemme toisiamme ja sovittuja foorumeita eri tavoille työskennellä, jotta tilat mahdollistaisivat sekä oman työrauhan että yhteisöllisyyden kokemukset.

Työtapojen pajan vetäjät valitsivat työstettäviksi kolme kysymystä:

1. Minkä tärkeän ajatuksen/vinkin olet tänään saanut työtapoihisi oman hyvinvoinnin tueksi?
2. Millaisia työtapoja tunnistat, jotka toimivat hyvin tänä päivänä omassa työssäsi/organisaatiossasi?
3. Tulevaisuuden toiveet – mihin pitäisi löytää hyviä kokeilukandidaatteja?

Ensimmäiseen kysymykseen päivän aikana saaduista vinkeistä vastauksina olivat vuorovaikutuksen kehittyminen ja robottien tai tekoälyn ymmärtäminen assistenttina omalle työlle, jos sitä vain osaa käyttää. Toimivia työtapoja olivat rohkeus kokeilla uusia tapoja, avoimuus keskusteluissa, ajatusten jakaminen ja sähköpostikäytännöt. Tulevaisuuspohdinnat olivat sekä positiivisia että negatiivisia: ennakkoluulot ja rahakeskeisyys tekemisessä nähtiin monien asioiden esteenä, mutta toisaalta luottamuksen lisääntyminen ja työn merkityksellisyyteen panostaminen puolestaan vastavoimina.

Tähän työpajaan osui selvästi eniten yleisöstä tullut palaute: “Unohtakaa virkkaaminen (eli pienten asioiden ja yksilönäkökulman pohtiminen) ja siirtykää kohti yhteisön työn muotoilua!” Sillä, mitä tiimi ja organisaatio tekevät ja mihin käyttävät yhteistä aikaansa, on paljon enemmän merkitystä kuin sillä, mitä keinoja yksilö löytää työnsä muotoiluun.

Yleisöstä sanottua: “Unohtakaa virkkaaminen!”

Akvaarion ajatuskuplat

Työpajojen jälkeen kokosimme näkökulmat yhteen akvaariotyöskentelyn avulla ottaen jokaisesta ryhmästä kaksi henkilöä tuomaan terveiset. Työpajojen pohdinnat kehittyivät keskusteluissa seuraaviin tulemiin:

1. ERILAISUUS: Ajatus on läsnä kaikkien kolmen työpajan teemoissa: ajassa, tiloissa ja tavoissa. Olemme yksilöinä hyvin erilaisia siinä, miten rytmitämme työpäivämme, mitä stressaamme  tai kuinka rentoudumme parhaiten. Yksiöiden erilaisuuden hyväksyminen vaatii ymmärrystä ja suvaitsevaisuutta.
2. PALAUTUMINEN: Palaudutaanko työstä vai vapaa-ajasta? Molemmat voivat olla stressin lähteitä ja vaikuttavat toisiinsa. Pitääkö ylipäänsä aikaa erotella tähän tapaan nykypäivänä?
3. OSAAMISEN JAKAMINEN JA HYÖDYNTÄMINEN: Tiimin ja organisaation kaikki aivot käyttöön! Yhteinen jäsentäminen, vertaismentorointi… Kaikenlainen työntekijöiden välinen vuorovaikutus, jolla saadaan aikaan osaamisen leviämistä ja sen hyödyntämistä,  on vaivan arvoista.
4. KESKEN JÄTTÄMISEN TAITO: Täysin valmista tulee harvoin,  tai kohta aloitetaankin jo alusta. Joskus kesken jättämisellä saadaan pidemmällä tähtäimellä parempi lopputulos. Toisten ajatusten päälle rakentaminen on hedelmällisempää kuin yksin valmiiksi asti työstäminen.
5. ENERGISOIVA TILA: Tavallinen neuvottelutila on käytännössä vastakohta energisoivalle tilalle. Tilojen muokkaamisen mahdollisuuksiin tulisi kiinnittää enemmän huomiota. Parhaat ideat tulevat liikkeellä ollessa tai laiskotellessa. Kävelypalaverit ja välitunnit käyttöön!

 

Milla Roininen & Anu Granberg
Arjen metatyön sankarit & työnmuotoilijat
Turun ammattikorkeakoulu